Het organiseren van een evenement klinkt als iets heel groots, maar eigenlijk doen we het allemaal wel eens: een groot verjaardagsfeest, een trouwfeest of bruiloft, een werk evenement, noem het maar op. Hier komt vaak een hoop bij kijken en je bent er dan ook meestal een flinke hoeveelheid tijd aan kwijt. Wat zijn eigenlijk dingen die je écht niet kunt vergeten bij een evenement organiseren? Gebruik de volgende dingen.
Plaats mensen van tevoren
Als je een evenement organiseert waar veel mensen komen, dan is het wel eens lastig om een overzicht te hebben van hoe het eruit gaat zien als alle mensen er uiteindelijk zijn. Met een informeel feest hoeft dit natuurlijk niet, maar is het allemaal wat zakelijker? Dan is het handig om naamplaatjes neer te zetten aan de tafels om zo duidelijk en overzichtelijk te maken wie waar zit en hoe je de ruimte opvult. Maak ook entreebewijzen. Je hebt zo een goed beeld van hoe het er allemaal uit gaat zien op de dag zelf dat iedereen aanwezig is. Doe je dit niet, dan kan het zijn dat de ruimte juist te groot of te klein is zonder dat je dit niet door hebt gehad.
Maak een begroting
Het maken van een (simpele) begroting kan erg veel schelen. Het opschrijven van kosten die je maakt voor de ruimte, het eten en het drinken, de andere spullen die je aan moet schaffen voor het evenement, ga zo maar door. Als je alles duidelijk opschrijft en een overzicht maakt van de dingen die je aan moet schaffen en uit moet geven, wordt het aan het einde makkelijker om dit nog eens goed door te nemen. Daar ga je achteraf erg blij mee zijn! Zeker als je een budget stelt en hier niet overheen wil, is dit een goed idee.
Maak een volledige planning
Heb je een strakke planning en zijn er bepaalde dingen die je gedurende het evenement moet doen? Dan is het goed om dit ook duidelijk op een rijtje te schrijven. Wel is het belangrijk dat je er rekening mee houdt dat er wellicht dingen zijn die verschoven worden of dat je niet helemaal uitkomt met je planning. Door hier rekening mee te houden en ervoor te zorgen dat je altijd een back-up hebt, los je dit probleem eigenlijk voorafgaand aan het evenement al op. Een strakke planning is dus echt een must, net als een back-up plan voor het geval dat.
Welke tips heb jij nog bij een evenement organiseren?
